Cinco consejos para organizar las finanzas en un viaje de trabajo

Ariel Puga, Head of Sales de Rindegastos para Latinoamérica, sugiere un buen presupuesto de viajes no solo porque es estratégico, sino porque permitirá una planificación más precisa y detallada para ir definiendo cuáles costos son imprescindibles en futuros itinerarios. Si lo que usted quiere es tener un viaje productivo, siga estos consejos.

Dar este paso de manera proactiva le permitirá comprar tickets de transporte y hospedajes a un precio más competitivo, con lo cual podría ahorrar una buena cantidad de dinero. Para ello, es clave que revise con antelación qué reuniones podrían tener lugar en su ciudad o país y cuáles podrían requerir trasladarse.

Muchas empresas con presupuestos cortos suelen brindar viáticos limitados que fuerzan a los viajeros a encontrar maneras de ahorrar dinero a toda costa. Ante ello, evalúe en qué escenarios usted o sus colaboradores podrían necesitar dinero adicional y cuáles suelen generar gastos extra de manera inevitable, de manera que el objetivo del viaje no se vea truncado por reducir su presupuesto.

Si su viaje surgió de manera repentina o su equipo de trabajo no cuenta con suficiente tiempo para planificarlo, puede usar la plataforma Rindegastos, que ayuda hacer presupuestos y gestionar viáticos. Esta herramienta, además, le evita cargar recibos o facturas en varias plataformas, digitalizándolas por usted simultáneamente mediante una foto tomada con su celular y así pueda tener un balance actualizado de los gastos a su regreso.

Aunque los viajes de trabajo suelen ser cortos y ligeros, existe la posibilidad de perder un vuelo, requerir un día adicional de estadía o sufrir accidentes. Todos estos imprevistos pueden generar gastos inesperados que resultan más costosos cuanto más urgentes son, sobre todo si incluyen transporte de emergencia o atención médica.

Siempre que pueda decidir o elegir el punto de encuentro de su viaje, sugiera destinos de negocios que además de ser llamativos, sean económicos y centrales. Esto le permitirá reducir costos en comparación con aquellos que por su popularidad son más caros. Por ejemplo, prefiera las ciudades con aeropuertos dentro de la ciudad para evitar peajes o tarifas adicionales en su transporte o el de sus empleados.

Aunque cada viaje tiene particularidades, Puga puntualiza en que administrar acertadamente el dinero que se destine no tiene que ser una tarea complicada, y que, de hecho, las empresas pueden maximizar el valor que obtienen de cada viaje y mejorar la eficiencia financiera gracias al poder de la tecnología.

“Elegir cómo y en qué se usarán los recursos durante un viaje de trabajo no es tan simple como parece, pero con las herramientas indicadas se puede agilizar. Al utilizar soluciones tecnológicas específicas, las empresas controlan mejor los costos y garantizan que sus empleados y directivos no superen los límites presupuestarios establecidos, favoreciendo además que cualquier deducible o pago adicional sea reembolsado en la mayor brevedad, mientras estos detalles se actualizan en la base de datos contable de la empresa”, comenta.