5 tips para la inclusión de robots en áreas tributarias

Muchas empresas y organizaciones buscan la optimización de su capital humano, razón por la cual se ha incrementado el interés por la utilización de robots en tareas cotidianas de estas. En especial en áreas tributarias, en donde se procesan una gran cantidad de información de manera manual, que demanda tiempo valioso de sus equipos.

Según el director de Tax & Legal y líder de Private Enterprise en KPMG en Perú, Edgar Vera, el uso del Robotic Process Automation o RPA viene siendo la mejor alternativa para la realización de estos procesos manuales, operativos y repetitivos las cuales no generan mayor exigencia cognitiva al equipo humano de las diversas organizaciones.

“El robot se vuelve un integrante más de los nuestros. Usará una PC o laptop, maniobrará el mouse, ingresará su usuario y password, obtendrá información de los sistemas, cruzará información, enviará chats o correos electrónicos y más, como podría hacerlo cualquiera de nosotros. Sin embargo, el pensamiento y toma de decisiones seguirá estando a cargo de nuestra gente”, explica Vera.

Sin embargo, implementar el RPA en los procesos de las áreas tributarias no es tan simple como puede parecer, pues un simple error al programarlo puede desencadenar una cadena de fallos y perjudicar seriamente a la organización en general.

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Por ello, el experto en KPMG en Perú nos da 5 tips que nos puede ayudar a incluir esta tecnología al servicio de nuestras organizaciones:

1. Tener un inventario de nuestros procesos: es recomendable tener todos los procesos plenamente identificados, ya sean del área tributaria o de otras que le proporcionan información para el cumplimiento de las obligaciones, y saber cómo se relacionan entre sí. Esto nos permite tener mapeado todo aquello que impacta en el aspecto tributario, como lo relacionado a las transacciones que alimentan el registro de compras, las detracciones y retenciones, que es manejado por el área de Pagos.

2. Contar con adecuada documentación de los procesos: tras identificar los procesos, debemos verificar si contamos con los manuales o flujogramas que nos permitan entenderlos óptimamente. Así, podremos reconocer rápidamente los riesgos existentes en cada uno, así como los controles que ya han sido o deberían implementarse. Es esencial definir si el proceso de la información compartida con el área tributaria es seguro, si cuenta con validaciones mínimas o si fue revisada adecuadamente antes de ser entregada.

3. Identificar los procesos “robotizables”: luego del mapeo y documentación, será más fácil definir las actividades que son repetitivas, operativas, manuales y que pueden ser sustituidas por un robot. Cabe insistir en que un robot puede cumplir con cualquier tarea manual que no involucre la toma de decisiones, misión reservada solo para seres humanos. En tal sentido, un proceso de declaración de impuestos puede llegar a ser robotizado hasta en un 75%.

4. Establecer prioridades: como parte del plan de robotización de nuestros procesos, debemos fijar una lista en donde destaquemos aquellos que queremos priorizar, ya sea porque contienen nuestros principales pain points o porque los consideramos de alto riesgo para los demás. Asimismo, busquemos iniciar con robotizaciones que no demanden mucho esfuerzo, pero que puedan tener alto impacto. Tener resultados positivos en el corto plazo mantendrá motivado al equipo y será un espaldarazo para el proyecto.

5. Seleccionar al equipo idóneo de expertos: debemos asegurarnos de que los participantes del proyecto sean aquellos que conocen muy bien los procesos y puedan dedicarse principalmente a esa tarea. Es importante que el equipo responsable de los procesos tributarios esté integrado tanto por técnicos especialistas en RPA como por personas con sólidos conocimientos sobre los mismos y la normativa tributaria.

Asimismo, es importante tener en cuenta, según Edgar Vera, que debemos considerar que el uso de RPA en los procesos de áreas tributarias tiene la ventaja de no ser invasiva para los sistemas de organización, pues trabaja a nivel de usuario, además de no suponer grandes presupuestos, eliminando margen de error y ahorrando tiempo al equipo que podrá invertirlo en temas más estratégicos para la organización.

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