¿Qué es el presupuesto base cero y cómo aplicarlo adecuadamente en tu empresa?

En un contexto en donde es más necesario identificar eficiencias y destinar los recursos al cumplimiento de los objetivos estratégicos, el presupuesto base cero o ZBB (del inglés Zero-Based Budgeting) resulta una herramienta de presupuestación eficaz para las empresas de todos los sectores.

“Implementar esta metodología puede permitir a las empresas ahorrar entre 10% al 25% de su gasto de ventas y administración (SG&A), dependiendo de su nivel de madurez en la gestión presupuestal y a proyectos de optimización previos”, apuntó Pablo Salvador, Socio de Consultoría de EY Perú.

“Si bien es aplicable para cualquier tipo de empresa, los resultados en cuanto a optimización son más notables en empresas de sectores donde el gasto fijo es especialmente relevante dentro del total del estado de resultados (P&L) y en organizaciones con varias sedes, tiendas o fábricas, de cara a poder realizar benchmarking interno”, añadió.

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¿Pero qué es exactamente y cuál es la mejor manera de implementarlo?

El presupuesto base cero es una metodología de presupuestación basada en justificar cada costo o gasto que se pretende utilizar en una organización.

Para ello, gestiona la asignación de recursos de la compañía según sus objetivos y necesidades y no sobre la base de históricos y porcentajes sobre ventas. Entre sus cualidades diferenciales frente a otras metodologías se encuentran las siguientes:

• Brinda un alto nivel de detalle a nivel de línea presupuestal en lugar de cuenta contable e incluyendo información de precios y cantidades, lo cual permite hacer un cuestionamiento riguroso de lo presupuestado.
• Establece unidades de presupuestación estándar por tipo de gasto que facilitan la comparativa entre áreas o unidades de negocio.
• Incluye sesiones de reto de presupuesto por categoría de gasto que permiten identificar oportunidades de ahorro e incorporarlas en presupuesto.
• Instaura un modelo de eficiencia continuo y de gestión presupuestal con un nuevo modelo de gobierno de gastos que puede incorporar el definir responsables por categoría de gastos que participan durante el periodo presupuestal y su posterior monitoreo.
• Involucra a todas las áreas de la organización en la búsqueda de eficiencias y no solo a finanzas.
• Genera un nivel de “tensión saludable” dentro la organización en cuanto a la gestión de costos y gastos, fomentado discusiones incomodas que facilitan alinear estrategia y gasto.

Recomendaciones

Si es la primera vez que se implementa, se recomienda empezar 3 a 4 semanas antes del proceso regular de presupuestación. Ello es necesario para poder preparar los procesos y las herramientas de soporte necesarias dado el alto nivel de detalle que se maneja y a capacitar a los distintos involucrados. Asimismo, para aplicar adecuadamente el presupuesto base cero, resulta importante tomar en cuenta los siguientes tres aspectos:

1. Fijar targets de gasto “top-down” para cada categoría de gastos, idealmente basados en benchmarks financieros y operativos vs. empresas comparables que permitan generar cierto estrés organizacional a la hora de presupuestar en detalle.
2. Contar con herramientas que ayuden a los presupuestadores a incorporar el nivel de detalle y justificación requeridos, así como a las áreas financieras en su consolidación (dado el gran volumen de información que se requiere gestionar) para posterior análisis, de cara a reducir la carga operativa de áreas de finanzas. Estas pueden ser herramientas ofimáticas o sistemas especializados y deben soportar no solo el proceso presupuestal sino también el de monitoreo, permitiendo a las empresas poder identificar las desviaciones a nivel de categoría de gasto, precio y cantidad.
3. Involucrar a todas las áreas y no solo a Finanzas en el proceso presupuestal y generar responsabilidad en los distintos participantes a través de diferentes acciones como por ejemplo ligar su involucramiento en el proceso con su evaluación de desempeño

“El reto para la función financiera durante la presupuestación es tener cada vez más un rol de orquestador y soporte del proceso, así como del análisis de la información para su posterior reto, dejando la tarea de presupuestación en sí a las áreas correspondientes y enfocándose en aportar cada vez mayor valor al negocio a través de la creación de valor apalancada en análisis financiero”, apuntó el vocero de EY Perú.

“Por ello, implementar metodologías novedosas como el presupuesto base cero podría aportar significativamente a dicho objetivo, permitiéndole al área de finanzas optimizar su trabajo y ser más eficiente para la organización, facilitando que el rol del CFO vaya evolucionado al interno de la organización hacia un rol de CVO (Chief Value Officer)”, puntualizó.

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